A pandemia causada pelo novo coronavírus mudou praticamente todos os setores no mundo, exigindo diversas adaptações dos mais variados ambientes. Um mundo totalmente novo para alguns, mas totalmente promissor para todos, graças à tecnologia que temos disponível atualmente.
Existem muitas empresas que viram no home office a solução para a manutenção da sua sobrevivência neste período de isolamento, no entanto há diversas adaptações que devem ser feitas para que o trabalho possa ser mantido sem variações comprometedoras para o andamento das empresas, uma dessas adaptações são as reuniões por vídeo chamada. A questão é que devido ao processo ter sido rápido demais, muitas pessoas ainda não conseguem se organizar e se estruturar a fim de que as reuniões atinjam seu objetivo específico sem demais problemas.
As reuniões, desse modo, utilizam diversas plataformas, mas de modo geral funcionam da mesma maneira, a adaptação nesse ponto é mais a ambientalização do usuário da plataforma/aplicativo escolhida(o) pela empresa. Porém, há diversos outros problemas. A começar pela extrapolação do tempo. O que era para durar 30 minutos, muitas vezes demora 1 hora, 1 hora e meia, ocupando um tempo a ser utilizado na produção do trabalho, sendo desta forma mais produtivo. A quantidade de pessoas falando ao mesmo tempo é outro fator a ser considerado. Normalmente, uma reunião conta com um número considerado de pessoas, as quais muitas vezes possuem opiniões divergentes, não concordando em um assunto e acabando opinando ao mesmo tempo. Os problemas de rede também devem ser considerados. Realizar uma reunião com diversas variações da internet, com travamento de imagem e áudio cortado não é nada bom.
Além disso tudo, a atenção e a falta de engajamento dos participantes é outro ponto extremamente relevante. Não é raro alguém estar falando algo e outra pessoa estar pensando em outra coisa, com uma página do navegador aberto, mexendo no celular, o que chamamos de multi-tasking. Mas, na realidade está ali achando que está prestando atenção em tudo, mas não presta em nada e quando percebe não lembra nem o que o participante da reunião acabou de falar.
Analisando todos esses problemas, algumas medidas devem ser tomadas. Primeiro, uma reunião ou uma conferência não deve durar mais do que 90 minutos, se for o caso de ultrapassar esse tempo é necessário a realização de uma pausa após esses 90 minutos para continuar posteriormente. Segundo, a reunião deve ter uma organização. Deve haver um planejamento do que será tratado, abordar as questões pautadas anteriormente, abrir um espaço para os participantes opinarem e analisar se os objetivos da reunião forma alcançados, se o que foi pautado teve resolução e anotar os tópicos a serem atingidos e tratados posteriormente em uma próxima vídeo chamada. Terceiro, a reunião deve ser regida por um membro principal. Essa pessoa terá a obrigação de coordenar a reunião, abrindo espaços para fala quando necessário, estimulando os participantes no momento certo e não permitindo a extensão de um assunto mais do que o necessário. Quarto, caso não for falar algo, desative o microfone e se possível a câmera, assim colabora para a rede, diminuindo a demanda e diminuindo as variações no áudio e no vídeo.
Seguindo todas essas recomendações, as reuniões irão fluir mais e serão mais objetivas, evitando a perda de tempo com os assuntos desnecessários, a falta de engajamento, as interrupções demasiadas pelos próprios participantes e os travamentos de vídeo e os cortes de áudio. É um tempo novo para todos e tudo exige adaptações, é importante se organizar para que tudo ocorra da melhor forma possível.
Referências:
Oeppen, R., Shaw, G. and Brennan, P., (2020). Human factors recognition at virtual meetings and video conferencing: how to get the best performance from yourself and others. British Journal of Oral and Maxillofacial Surgery, 58(6), p.643-646.
Rubinger, L., Gazendam, A., Ekhtiari, S., Nucci, N., Payne, A., Johal, H., Khanduja, V. and Bhandari, M., (2020). Maximizing virtual meetings and conferences: a review of best practices. International Orthopaedics,.